生産性の向上と確実性を目指す
メーリングリスト(ML)はその目的性において掲示板とよく比較されます。メーリングリストと掲示板の大きな違いは、掲示板が読者自身の意思で掲示板サイトを見に行くのに比べ、メーリングリストは外部から本人へ直接配信なので、見忘れが極めて少ないのが特徴です。

メーリングリストは本来の仕様を変えてプッシュ型のメルマガとしても利用します。会員に対し一斉に同一情報を送信するので、従来の連絡網のように情 報をひとりづつリレーするものと違い、途中で内容が改ざん(勿論、故意ではない)されず、極めて正確な伝達が可能となります。そのためには緊急連絡を配信 される側もなるべく自身のメール環境を考慮し、こまめなメールチェックが必要になります。さらに携帯メールをメルマガの受信専用にすることも有効な手段と なります。

以上述べたように、メーリングリストは大きく分けて二つの使い方があります。

■メーリングリスト
双方向の情報のやり取り −> 目的は情報の共有化

■メールマガジン(メルマガ)
一方通行の情報発信 −>情報提供手段の簡素化

たとえば全国規模の就職活動をテーマにしたメーリングリストは数多くあります。面接など自身の体験を他人に話し、さらに他人の体験を自身の面接のヒ ントにさせてもらう、つまり各自の体験を全員で共有するものです。しかし、学内の就職課でメーリングリストを使う場合、限られた定員の中では互いに競争相 手になってしまうものです。こうなると情報の共有化は機能しません。無理をしない自然の考え方が良いのかもしれません。この場合は一方通行のメルマガにし た方が有効です。

主な使い方
プロジェクトチーム内の連絡(メルマガ)
プロジェクトを推し進めていく中での情報交換は生産性の向上を肌で感じるものです。斬新なアイデアは競い合ってさらに成熟していきます。お互いの議論の過 程を共有できることはチームの結束を固め、スピーディーな決断を促すことでしょう。単純なシステムですが、極めてハイレベルなナレッジツールで、内部の事 務連絡な ども含め使い道はさまざまです。
就活生のサポート(メルマガ)
就活生からの企業への問い合わせフォームメールを分析し、そのニーズに合ったメルマガを作成します。受験情報から入社手続きまでをサポートするメルマガ は、受験生にとって有用な情報源になるでしょう。受験対策、企業情報などを定期的に送信することで、受験生のモチベーションはさらに上がることになるはず です。
部下への連絡(メルマガ)
一刻も争うビジネスの中で、スタッフに緊急に伝えたいとき、連絡網は便利です。担当者の情報は同時にスタッフ全員の携帯へ配信されます。スタッフはその メールを読んだらそのまま返信するだけで、メールの既読のタグが配信者に送信されます。スタッフの誰が読み終わったか、管理ツールで確認できます。